Projekt automatyzacji procesu obsługi zapisów na konsultacje

Case study: Jeden formularz, kilka połączonych działań i mniej ręcznej pracy.

---

Założenia i efekt

Obsługa zapisów na konsultacje może wymagać wykonywania kilku powtarzalnych czynności: przenoszenia danych do arkusza, tworzenia zadań dla zespołu i wysyłania wiadomości do klientów. Ręczna realizacja tych etapów zajmuje czas i zwiększa ryzyko pominięcia ważnych działań.

Zaprojektowałam koncepcję automatyzacji w Make, która łączy formularz zapisu, Arkusze Google, Asanę i system mailingowy w jeden przepływ pracy. Założeniem projektu było automatyczne przekazywanie danych między narzędziami, bez konieczności ich wielokrotnego wprowadzania.

Planowanym efektem wdrożenia jest ograniczenie ręcznych czynności, większa spójność danych i bardziej przewidywalna obsługa zapisów. Dzięki temu zespół mógłby poświęcać mniej czasu na zadania administracyjne, a więcej na przygotowanie do konsultacji i kontakt z klientem.

Realizacja

Schemat zaprojektowanej automatyzacji

Poniższy workflow przedstawia koncepcję automatycznego przepływu informacji od momentu wypełnienia formularza do utworzenia zadania i wysłania wiadomości do klienta.

TRIGGER | Wypełnienie formularza

Klient przesyła formularz zapisu na konsultację

AKCJA 01 | Zapis danych w Google Sheets

Dane z formularza automatycznie trafiają do arkusza, gdzie powstaje nowy wiersz z informacjami o zgłoszeniu.

AKCJA 02 | Utworzenie zadania w Asanie

System automatycznie tworzy zadanie dotyczące przygotowania do konsultacji, wykorzystując dane przekazane z formularza.

AKCJA 03 | Wysłanie wiadomości e-mail

Klient otrzymuje automatyczne podziękowanie za zapis oraz podstawowe informacje organizacyjne dotyczące konsultacji.

Co usprawnia zaprojektowany proces?

Spójność informacji: ogranicza konieczność ręcznego przepisywania danych między systemami.
Powtarzalność działań: zapewnia jednolity sposób obsługi kolejnych zgłoszeń.
Odciążenie zespołu: zmniejsza liczbę rutynowych czynności administracyjnych.